La gestión de una flota de empresa exige muchas horas de trabajo administrativo: localizar notificaciones, averiguar quién conducía un vehículo en una fecha concreta o controlar los vencimientos de ITV y seguros.
Son tareas recurrentes que, si no se atienden a tiempo, generan sanciones y costes evitables. Estos son los diez problemas que más tiempo consumen al gestor de flotas y cómo abordarlos.
1. Notificaciones de multas a empresas: la DEV y otros buzones electrónicos
Desde noviembre de 2022, la DGT notifica a las empresas a través de la Dirección Electrónica Vial (DEV). Si la notificación no se abre en 10 días naturales, se entiende rechazada: el procedimiento continúa y empiezan a contar los plazos para identificar, pagar o presentar alegaciones, aunque en la empresa nadie la haya consultado.
La DEV no es, además, el único buzón. Muchos ayuntamientos y otras administraciones notifican desde sus propias sedes electrónicas, con la misma regla de los 10 días. El gestor debe revisar varias plataformas con una periodicidad que le permita actuar siempre dentro de plazo.
2. Identificación del conductor en flotas: plazos, obligaciones y excepciones
La regla general es clara: cuando la empresa recibe una multa como titular o arrendataria del vehículo, debe identificar al conductor responsable. Solo quedan fuera las infracciones de las que responde directamente el titular, que son las relativas a la documentación del vehículo, a la ITV y a su estado de conservación, como la falta de seguro o el mal estado de los neumáticos.
El plazo es de 20 días naturales y la identificación debe incluir el número de permiso del conductor. Si el conductor tiene un permiso extranjero y no figura en el registro de la DGT, la empresa debe aportar copia del documento que le habilita para conducir en España. Si no identifica, no abona la multa original, sino una sanción por infracción muy grave: el doble si la infracción era leve y el triple si era grave o muy grave, sin reducción por pronto pago. En renting, la obligación corresponde a la empresa arrendataria cuando consta como tal en el Registro de Vehículos de la DGT.
La mayor dificultad se presenta en los vehículos compartidos o con turnos rotativos. Las multas de radar se notifican con retraso y, pasadas varias semanas, determinar quién utilizaba cada vehículo exige revisar agendas y correos. Un registro diario de asignaciones simplifica mucho esta tarea. En los vehículos de uso exclusivo, comunicar un conductor habitual a la DGT traslada a esa persona las obligaciones del titular.
Caso real: una flota de renting que pagaba multas por no identificar al conductor:
Una empresa de distribución con furgonetas de renting acumulaba sanciones por no identificar al conductor. Las notificaciones llegaban a la DEV, pero nadie revisaba el buzón a tiempo ni tenía constancia de quién había conducido cada día.
CEA revisó los expedientes, recurrió los que presentaban defectos y organizó un sistema de control: seguimiento de los buzones, alta de conductores habituales y registro de uso de los vehículos compartidos.
Hoy la empresa identifica dentro de plazo y ha dejado de recibir sanciones por este motivo.
3. Control de vencimientos: ITV, seguros y revisiones de los vehículos de empresa
La periodicidad de la ITV depende de la categoría y la antigüedad del vehículo: un turismo pasa la primera inspección a los cuatro años y una furgoneta de mercancías de hasta 3.500 kg, a los dos; a partir de ahí, la frecuencia aumenta con los años. A ello se suman los vencimientos de las pólizas de seguro y las revisiones que establece el fabricante o el contrato de renting.
A medida que crece la flota, el seguimiento manual de estas fechas deja de ser fiable. Circular con la ITV caducada es sancionable, y la infracción recae directamente sobre el titular o el arrendatario. Un calendario centralizado con avisos anticipados permite solicitar cita con margen y evita inmovilizaciones.
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4. Zonas de bajas emisiones: normas distintas en cada ciudad para la flota
La Ley de Cambio Climático obliga a los municipios de más de 50.000 habitantes a establecer zonas de bajas emisiones, pero cada ayuntamiento determina qué distintivos ambientales pueden acceder, en qué horarios y con qué excepciones. Un mismo vehículo puede circular sin restricciones en una ciudad y dar lugar a una sanción en la vecina. Cuando la flota opera en varias provincias, es necesario conocer el distintivo de cada vehículo y consultar la normativa de cada destino, incluidas las excepciones que exigen registrar previamente la matrícula.
5. Gestión de siniestros y partes de accidente en la flota
Un siniestro, aunque sea leve, puede requerir varios días de gestión: declaración amistosa, versión del conductor, comunicación del parte, reparación y vehículo de sustitución. En renting hay que seguir, además, el procedimiento previsto en el contrato. La Ley de Contrato de Seguro fija, con carácter general, un plazo de siete días para comunicar el siniestro a la aseguradora, salvo que la póliza establezca uno mayor. Un protocolo de actuación que los conductores lleven en el vehículo reduce notablemente la tramitación.
6. Mantenimiento de flotas: talleres, averías y planificación
Programar las visitas al taller sin afectar a la actividad diaria exige una planificación constante, a la que se suman las averías imprevistas y el cambio de neumáticos. En renting, el mantenimiento suele realizarse en los talleres concertados por la compañía. Un histórico de intervenciones por vehículo permite identificar las unidades con más incidencias y planificar de forma preventiva, en lugar de reaccionar ante cada avería.
7. Renting de flotas: coordinación de entregas y devoluciones de vehículos
Cuando la flota cuenta con un número elevado de vehículos, los contratos de renting vencen en fechas distintas y las renovaciones son continuas. Cada sustitución obliga a coordinar la entrega del vehículo nuevo con la devolución del anterior, trasladar el equipamiento, reasignar tarjetas y dispositivos de peaje y comunicar, en su caso, el nuevo conductor habitual.
En la devolución, la compañía inspecciona el vehículo y, según lo pactado, puede facturar los daños que excedan el desgaste normal o el exceso de kilometraje. Documentar su estado con fotografías antes de la entrega evita discrepancias. También conviene confirmar que la compañía de renting comunica a la DGT la finalización del arrendamiento, ya que, mientras la empresa figure como arrendataria, puede seguir recibiendo notificaciones de ese vehículo.
8. Trámites de tráfico: ventas, transferencias y bajas de vehículos de empresa
Cada venta o retirada de un vehículo en propiedad genera trámites ante la DGT. El vendedor debe notificar la transmisión a Tráfico en un plazo de 10 días y el comprador dispone de 30 días para realizar la transferencia. Mientras el cambio de titularidad no conste en el Registro de Vehículos, las multas de radar, seguro o ITV pueden seguir llegando a la empresa. A ello se suman las bajas definitivas, que se tramitan al entregar el vehículo en un centro autorizado de tratamiento.
9. Control de gastos de la flota: combustible, peajes y aparcamientos
Tarjetas de combustible, peajes, aparcamientos y justificantes que llegan a administración con retraso. Conciliar cada gasto con su vehículo y su conductor es una tarea laboriosa, especialmente cuando las tarjetas están asociadas a la persona y no a la matrícula. Es también una de las más útiles, porque permite detectar repostajes que no se corresponden con los kilómetros recorridos, vehículos con consumos superiores a lo habitual y gastos no autorizados.
10. Información de la flota dispersa en distintos archivos
En muchas empresas, los contratos se guardan en una carpeta, los avisos de multas llegan al correo, las fechas de ITV se controlan en una hoja de cálculo y la asignación de conductores depende del propio gestor. Cuando la dirección solicita el coste real de cada vehículo o los contratos que vencen en el próximo trimestre, la respuesta exige recopilar la información manualmente.
La solución es una ficha única por vehículo que reúna conductor asignado, contrato, vencimientos, multas, siniestros y gastos, actualizada con cada incidencia.
En CEA ayudamos a las empresas a liberar a sus responsables de flota de buena parte de esta carga administrativa. Gestionamos las notificaciones de tráfico, identificamos a los conductores dentro de plazo, recurrimos las multas que admiten defensa, coordinamos las entregas y devoluciones de los vehículos de renting y realizamos una validación de la facturación y gastos de la flota. Si la gestión de tu flota te ocupa más tiempo del necesario, en CEA podemos ayudarte.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de flotas de empresa
¿Cuánto tiempo tiene una empresa para identificar al conductor de una multa?
Dispone de 20 días naturales desde el día siguiente a la notificación del requerimiento, y debe incluir el número de permiso del conductor.
¿Qué multas de flota no obligan a identificar al conductor?
Las relativas a la documentación del vehículo, la ITV y su estado de conservación, como la falta de seguro o el mal estado de los neumáticos. De ellas responde directamente el titular o el arrendatario.
¿Qué pasa si la empresa no identifica al conductor?
Comete una infracción muy grave, con una multa del doble o el triple de la original. No resta puntos, pero no admite reducción por pronto pago.
¿Qué ocurre si una empresa no abre una notificación de la DEV?
A los 10 días naturales se entiende rechazada, el procedimiento continúa como si se hubiera notificado y empiezan a contar los plazos.
¿Quién identifica al conductor en un coche de renting?
La empresa arrendataria, si consta como arrendataria a largo plazo en el Registro de Vehículos de la DGT.
Maribel Muñoz Villas – Directora Desarrollo de Negocio
