Gestionar los vehículos de una empresa nunca ha sido sencillo, pero en los últimos años la tarea se ha complicado bastante más.
Los conductores que utilizan coches de renting para la actividad comercial están expuestos a multas, accidentes y reclamaciones con una frecuencia que muchas compañías siguen sin medir bien. Y cuando los problemas se acumulan, quien acaba respondiendo es el responsable de flota.
Este artículo está pensado precisamente para ese perfil: el profesional que gestiona los vehículos de un equipo comercial y que necesita tener bajo control, no solo la logística del día a día, sino también las obligaciones legales, la siniestralidad y los riesgos administrativos que una flota activa genera de forma continua.
Multas de tráfico: la identificación de conductores
En las flotas de renting, el titular del vehículo no es la empresa que lo usa, sino la compañía de renting. Por eso, cuando llega una multa, la notificación suele dirigirse primero a la empresa de renting, que a su vez la traslada a la empresa arrendataria. A partir de ese momento, la empresa arrendataria tiene la obligación legal de identificar a la persona que conducía el vehículo en el momento de la infracción. Un proceso que muchos responsables de flota gestionan correctamente.
Si esa identificación no se realiza dentro del plazo establecido, la sanción original queda sin efecto y se sustituye por una sanción específica por no identificar al conductor. Y aquí está el problema real: esa nueva sanción puede triplicar el importe de la infracción inicial. La empresa acaba pagando sanciones que no le correspondían puesto que son responsabilidad del conductor, si hubiera gestionado bien la notificación desde el principio. Esto es más frecuente de lo que parece, y tiene una solución sencilla: disponer de un procedimiento claro, con plazos conocidos y responsable asignado.
Además, cuando la empresa tiene flotas con alta rotación de conductores o vehículos compartidos, la identificación se complica aún más. Un registro actualizado de qué conductor usó cada vehículo en qué fecha no es burocracia: es la única herramienta que permite responder correctamente ante una notificación de tráfico.
Notificaciones electrónicas: un riesgo que llega sin avisar
Las notificaciones de sanciones de tráfico no llegan siempre por el mismo canal. Dependiendo de qué administración imponga la sanción —DGT, ayuntamiento, comunidad autónoma—, la notificación puede llegar a través de la Dirección Electrónica Vial (DEV), o a través de las plataformas propias de cada organismo. Algunos ayuntamientos, por ejemplo, notifican por sus propios sistemas electrónicos o incluso por correo ordinario. No existe un único buzón donde revisarlo todo.
Muchas empresas no tienen controlados todos estos canales. El resultado es que los plazos para identificar a los conductores o pagar con descuento se pierden sin que nadie se haya enterado, y el responsable de flota lo descubre cuando ya no queda margen de actuación. Tener identificados qué organismos sancionan y sus plataformas es básico, igual que se controla la ITV o el seguro de cada vehículo.
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Conducción segura y ISO 39001: de la prevención a la gestión del riesgo
Los accidentes tienen un precio visible —la reparación del vehículo, el parte del seguro— y otro que no aparece en ninguna factura: el tiempo perdido, la subida de la prima, el comercial que deja de visitar clientes durante días, el impacto en el equipo. Cuando una empresa tiene vehículos en la calle circulando, esos costes ocultos se acumulan de forma silenciosa.
Reducir la siniestralidad de una flota comercial no depende solo de la habilidad de los conductores. Depende también de cómo se gestionan los tiempos de desplazamiento, si los conductores reciben formación específica, si la empresa analiza qué está pasando cuando ocurre un accidente o si simplemente lo notifica al seguro y pasa página.
Aquí es donde entran dos herramientas que cada vez más empresas están incorporando: la formación en conducción segura y la ISO 39001.
Los cursos de conducción segura para conductores profesionales tienen un impacto real en la reducción de accidentes. No son charlas teóricas: combinan contenidos de conducción preventiva, gestión de la fatiga y uso correcto del vehículo con prácticas que los conductores pueden aplicar desde el primer día. Para un equipo comercial que hace muchos kilómetros, una jornada de formación puede marcar la diferencia.
La ISO 39001 va un paso más allá. Es el estándar internacional de gestión de la seguridad vial, y su utilidad para una empresa con flota comercial está en que obliga a hacer las cosas de forma estructurada: identificar los riesgos reales, definir objetivos medibles, implantar procedimientos y revisar periódicamente si el sistema funciona. No reduce las multas directamente —eso depende del comportamiento de cada conductor—, pero sí mejora la cultura de seguridad de la empresa y reduce de forma significativa los accidentes relacionados con la conducción.
Para las empresas que participan en licitaciones públicas o que necesitan acreditar ante clientes su compromiso con la seguridad vial, contar con la certificación ISO 39001 también puede ser un argumento diferenciador.
Caso real: un departamento comercial ante una oleada de multas. Una empresa del sector distribución con un equipo de 18 comerciales desconocía que distintas administraciones —DGT, varios ayuntamientos y una comunidad autónoma— notificaban las sanciones a través de plataformas diferentes. Solo controlaban la DEV, por lo que las notificaciones de otros organismos pasaban desapercibidas. Los plazos de identificación del conductor vencían sin que nadie actuara, y las sanciones por no identificación se acumulaban sin que la empresa fuera consciente de ello. El primer aviso real llegó en forma de embargo en la cuenta bancaria de la compañía.
Tras contactar con CEA, se identificaron todos los organismos que habían sancionado vehículos de la flota y se mapearon los canales de notificación de cada uno. Se estableció un protocolo de revisión periódica de todas las plataformas y un registro de conductores por vehículo para poder responder a las identificaciones en plazo. En los meses siguientes, los embargos cesaron y la empresa recuperó el control de sus expedientes sancionadores.
Qué debería tener bajo control un responsable de flota
Sin ánimo de ser exhaustivos, hay aspectos que no pueden quedar al azar en una flota activa: el seguimiento de notificaciones electrónicas, el registro de conductores por vehículo, los plazos de identificación cuando llega una multa, el estado de la documentación obligatoria de cada vehículo (ITV, seguro, permisos), el histórico de accidentes y el plan de formación para conductores. Cada uno de estos puntos representa un riesgo si no está cubierto.
No es necesario hacerlo todo de golpe. Lo importante es tener un mínimo de orden documental y saber a quién recurrir cuando aparece un problema que no se puede resolver internamente.
En CEA acompañamos a responsables de flota y departamentos de administración en la gestión de multas, la identificación de conductores y la implantación de sistemas de seguridad vial. Si tu empresa tiene una flota activa y quiere reducir riesgos, costes y complicaciones administrativas, podemos ayudarte a poner orden desde el primer día.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de flotas de empresa
¿Qué plazo tiene una empresa para identificar al conductor de una multa?
La normativa establece plazos que varían según el tipo de procedimiento, pero en general son cortos. No hacerlo dentro del plazo genera una sanción adicional que puede superar el importe de la infracción original. Es fundamental tener un sistema de control de notificaciones.
¿Cómo llegan las multas a una empresa con vehículos de renting?
Depende de qué administración imponga la sanción. La DGT notifica a las empresas a través de la Dirección Electrónica Vial (DEV), con una ventana de diez días antes de considerarse válidamente entregada. Pero los ayuntamientos y otras administraciones pueden utilizar sus propias plataformas electrónicas o incluso el correo ordinario. Es importante tener controlados todos los canales, porque los plazos para recurrir o pagar con descuento son independientes en cada caso.
¿Sirve la ISO 39001 para reducir las multas de tráfico de una flota?
No directamente. La ISO 39001 es un sistema de gestión de la seguridad vial que ayuda a reducir accidentes y a profesionalizar la gestión de la movilidad en la empresa. Las multas dependen del comportamiento de cada conductor, aunque una mejor cultura de seguridad puede influir en conductas como el exceso de velocidad o el uso del móvil al volante.
¿Es obligatoria la formación en conducción segura para conductores de flota?
No existe una obligación general, pero sí es una medida preventiva reconocida que reduce la siniestralidad y puede ser relevante a efectos de responsabilidad en caso de accidente. Muchas empresas la incluyen en su plan de prevención de riesgos laborales.
¿Qué ocurre si la empresa no gestiona bien las notificaciones electrónicas de multas?
Los plazos para recurrir o acogerse al descuento por pago voluntario se pierden automáticamente. Además, si no se identifica al conductor en plazo, la sanción recae sobre la empresa con un importe que puede duplicar o triplicar el de la infracción original.
¿Puede una pyme beneficiarse de la ISO 39001 o es solo para grandes empresas?
La ISO 39001 es aplicable a cualquier empresa que realice desplazamientos por motivos laborales, independientemente de su tamaño. Un consultor especializado adapta el alcance del sistema a la realidad de cada organización.
Maribel Muñoz Villas – Directora Desarrollo de Negocio
