La Dirección Electrónica Vial (DEV) se ha convertido en una herramienta esencial para cualquier empresa con vehículos a su nombre. Ya no es una opción: es un canal obligatorio de notificación que puede marcar la diferencia entre una gestión eficiente, y una sanción evitable.
Y es que, aunque parece un trámite sencillo, muchas empresas siguen cometiendo errores que les cuestan dinero, tiempo y, en algunos casos, disgustos innecesarios. Hoy te contamos cuáles son los cinco fallos más comunes que observamos a diario como consultores, y, sobre todo, cómo puedes evitarlos.
Porque no se trata solo de cumplir con la normativa: se trata de proteger tu negocio.
1. No darse de alta en la DEV a tiempo
Parece básico, pero sorprende la cantidad de empresas que desconocen que la DEV es obligatoria para todas las personas jurídicas con vehículos a su nombre. Si no estás dado de alta, no recibirás las notificaciones de sanciones, pero eso no te exime de la multa.
Un ejemplo real que solemos encontrar en el día a día es el de empresas que, tras un cambio de razón social, pensaban que su alta seguía vigente, y descubren, tras meses, que no lo estaba. Resultado: sanciones acumuladas, recursos perdidos y un gasto totalmente evitable. Solo por no revisar un trámite tan sencillo como este.
Además, si no gestionas esta alta correctamente, puedes tener problemas si en el futuro necesitas identificar a un conductor, recurrir una multa o reclamar una sanción prescrita. Al final, es como no tener buzón: te mandan cartas, pero nunca llegan, y las consecuencias, aunque no las veas venir, acaban tocando la puerta.
2. Olvidarse de revisar el buzón electrónico
Darse de alta no basta. El buzón DEV no envía avisos por correo electrónico a menos que lo configures expresamente. Y aun así, los recordatorios pueden fallar, se pierden en la bandeja de spam o pasan desapercibidos en una bandeja de entrada saturada.
El gran problema es que las notificaciones tienen plazos muy cortos: 10 días naturales para considerarse leídas, aunque nadie las haya abierto. Una vez vencido ese plazo, la sanción sigue su curso. Y lo peor es que muchas veces las empresas ni siquiera se enteran hasta que llega el embargo.
Por eso, lo ideal es designar a una persona encargada de revisar el buzón con frecuencia o, mucho mejor, automatizar el proceso. Existen servicios profesionales —como el nuestro— que supervisan tu buzón de forma continua, y te avisan inmediatamente si llega una notificación importante. Así, tú puedes centrarte en tu negocio, sin preocuparte por trámites administrativos.
3. Delegar la gestión sin un control real
Muchas empresas creen que han delegado correctamente la DEV a su gestoría o asesoría, pero luego descubren que nadie la estaba revisando de forma activa. O peor: que las notificaciones se estaban enviando a una dirección de correo que ya no existe o que nadie consulta.
Esto ocurre más de lo que parece. La confianza en un tercero está bien, pero sin un mínimo control y seguimiento, se convierte en un punto ciego. Y hay que tener en cuenta algo importante: la responsabilidad siempre recae en la empresa titular del vehículo, no en el gestor o el proveedor externo.
De hecho, hemos trabajado con empresas que llevaban años pensando que su gestoría lo tenía todo bajo control, hasta que un día recibieron un recargo por sanción impagada. ¿La razón? Nadie había leído la notificación a tiempo. Por eso, recomendamos no solo delegar, sino contar con herramientas o servicios que aporten visibilidad, trazabilidad y, sobre todo, alertas automáticas. Porque al final, lo que no se controla, se complica.
4. No identificar al conductor a tiempo
Cuando una multa exige identificar al conductor responsable, tienes un plazo legal de 20 días para hacerlo. Si no lo haces, la sanción puede duplicarse fácilmente. Y si se trata de una infracción grave, incluso puede conllevar consecuencias penales si afecta a la pérdida de puntos de un conductor no identificado.
Aquí entra en juego otro error común: no llevar un registro claro de quién conduce qué vehículo. En flotas con vehículos compartidos, turnos variables o movilidad entre sedes, la trazabilidad del uso del vehículo se pierde fácilmente. Cuando llega la multa empieza el caos: llamadas, correos, búsquedas en agendas, y muchas veces, una identificación errónea o incompleta.
Lo más práctico en estos casos es contar con un sistema digital de asignación y seguimiento de vehículos. Incluso una hoja compartida en la nube puede ser útil si está bien gestionada. Pero si lo que quieres es olvidarte del tema, hay servicios especializados que no solo te avisan, sino que te ayudan a recopilar los datos necesarios, te recuerdan los plazos y te presentan los formularios listos para firmar. Así no pierdes tiempo ni dinero por un despiste.
5. Desaprovechar las ventajas de automatizar
Gestionar bien la DEV no tiene por qué ser complicado. Hoy existen soluciones digitales que te permiten automatizar la recepción, revisión y tratamiento de notificaciones, incluso integrarlas con tu software de flota o ERP.
Sin embargo, muchas empresas siguen gestionando la DEV como hace una década: con procesos manuales, correos reenviados, hojas Excel, y un sistema de avisos basado en “que no se le olvide a alguien revisarlo”.
La verdad es que automatizar este tipo de trámites no solo te ahorra tiempo: te da tranquilidad. Puedes saber en todo momento si tienes una notificación pendiente, qué sanciones están en curso, cuál es el estado de cada expediente… y todo desde una misma plataforma. Las empresas que dan este paso suelen reducir errores a cero y liberan tiempo valioso de sus departamentos administrativos.
No se trata de digitalizar por moda, sino por eficiencia. Y en este caso, es una inversión que se amortiza en cuanto evitas una sola sanción mal gestionada.
¿Cómo puede ayudarte CEA?
En CEA llevamos más de 20 años ayudando a empresas como la tuya a gestionar correctamente su DEV, con servicios personalizados y 100% adaptados a tu realidad.
Nos encargamos de todo: desde la revisión diaria del buzón electrónico, la identificación de conductores, la gestión de recursos e incluso el seguimiento de los pagos. Y si tienes varias empresas o una flota compleja, diseñamos soluciones a medida para que no tengas que preocuparte por nada.
Nuestra filosofía es clara: que tú te dediques a tu negocio, y nosotros nos encargamos de que las notificaciones no se conviertan en un problema. Porque gestionar bien la DEV no es un lujo. Es una necesidad.
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Maribel Muñoz Villas – Directora Desarrollo de Negocio
