En empresas con flotas de vehículos, ya sean propias o de renting, es normal que se reciban multas de tráfico que hay que gestionar, lo que genera un trabajo adicional al gestor de flota, ya que, primero tiene que descargar todas las sanciones recibidas, para posteriormente identificar al conductor del vehículo sancionado.
Recibir sanciones de tráfico no es algo que la empresa pueda directamente evitar, lo que sí puede evitar es que una sanción de 100 euros termine convertida en una deuda de varios cientos, con recargos, intereses y un expediente de apremio abierto.
El problema rara vez está en la infracción, sino en lo que ocurre después: notificaciones que nadie descarga, plazos que vencen sin que nadie los controle e identificaciones de conductor mal hechas o presentadas fuera de tiempo.
La DEV no es el único buzón: el error que más caro sale a las flotas
La DGT ya no notifica en papel a las personas jurídicas. Toda empresa titular de vehículos, o arrendataria a largo plazo, tiene asignada una Dirección Electrónica Vial (DEV), donde se les notifica todas las sanciones.
El problema aparece cuando el responsable de flota da por hecho que la DEV lo recoge todo. No es así. En la DEV se reciben las notificaciones de la DGT y de los organismos sancionadores suscritos al sistema, pero muchos ayuntamientos y algunas administraciones autonómicas con competencias transferidas notifican a través de sus propias sedes electrónicas.
Esto genera muchos problemas a los gestores de flota, ya que, si solo revisan la DEV, pueden estar acumulando expedientes en otras plataformas, que no se están gestionando y que posteriormente van a generar, recargos y embargos.
Diez días naturales: lo que ocurre si no se descarga la notificación
Cuando una notificación se pone a disposición en la DEV o en cualquier otra sede electrónica, la empresa dispone de diez días naturales para leerla. Si nadie entra a descargarla, la notificación caduca y produce el mismo efecto que si se hubiera rechazado: se da por practicada y el procedimiento sigue su curso.
A partir de ese momento corren los veinte días naturales para identificar al conductor, pagar o alegar, aunque la empresa no se haya enterado de nada. Cuando el expediente aparece meses después, ya es tarde para la reducción del 50 % por pronto pago, para las alegaciones y, sobre todo, para identificar al conductor. La sanción es firme.
Identificar mal al conductor: el recargo que multiplica la sanción
El artículo 11 de la Ley de Tráfico obliga al titular del vehículo, o al arrendatario a largo plazo si consta comunicado, a identificar de forma veraz al conductor que cometió la infracción. El plazo son veinte días naturales desde la notificación de la denuncia. No basta con dar un nombre: hay que aportar los datos que permitan localizar a esa persona en el Registro de Conductores e Infractores, incluido el número de su permiso de conducción. Si el conductor no figura en ese registro, la empresa debe conservar copia de la autorización que le habilita a conducir en España y facilitarla cuando se la pidan.
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No identificar, hacerlo fuera de plazo o identificar a alguien que después niega haber conducido tiene una consecuencia concreta. El artículo 77.j) califica ese incumplimiento como infracción muy grave y el artículo 80.2.b) fija la sanción: el doble del importe de la multa original si esta era leve, y el triple si era grave o muy grave. Se tramita como un expediente propio contra la empresa.
En la práctica falla casi siempre lo mismo. O no nos hemos descargado la notificación a tiempo, o nadie sabe con certeza quién llevaba el vehículo aquel día, puesto que no se lleva un registro claro de los conductores.
Caso real: una flota comercial con veintiocho vehículos:
Una empresa de distribución con veintiocho furgonetas recibió durante un trimestre varias denuncias de dos ayuntamientos distintos y de la DGT. Las de la DGT llegaron a la DEV y se gestionaron. Las municipales se notificaron en la sede electrónica de cada consistorio, que nadie revisaba. Cuando aparecieron las providencias de apremio, tres expedientes ya eran firmes y en otros dos se había abierto un procedimiento por no identificar al conductor.
Al revisar el conjunto se detectaron defectos en la práctica de dos notificaciones y un vehículo que estaba en taller el día de los hechos. Se recurrieron esos expedientes, se regularizaron los importes que todavía admitían pago voluntario y se implantó un control semanal de los todos los canales de notificación junto con un parte diario de asignación de vehículo y conductor. Al trimestre siguiente la empresa no perdió ningún plazo de identificación.
Cómo ordenar la gestión de multas de una flota
Ordenar esto no exige un gran despliegue, sino constancia. Alguien debe tener asignada la revisión periódica de la DEV y de las demás sedes electrónicas desde donde se pueden recibir notificaciones, con un certificado de representante en vigor y, si conviene, un apoderamiento inscrito en el Registro Electrónico de Apoderamientos de la DGT para que un tercero pueda acceder a las notificaciones. Conviene mantener actualizados los avisos por correo y móvil, aunque su ausencia no invalida la notificación.
El otro pilar es documental: un registro de asignación que permita responder en minutos a quién conducía en una fecha y hora concretas, con los datos del permiso ya recopilados. En flotas de renting, además, el titular es la compañía arrendadora, y conviene comprobar que el arrendamiento a largo plazo consta comunicado al Registro de Vehículos, porque de ello depende a quién se dirige el requerimiento.
En CEA podemos ayudarte. Gestionamos multas de flotas de todos los tamaños. Nos ocupamos del control de las notificaciones en la DEV y en las plataformas de las administraciones que sancionan a tus vehículos, del análisis de cada expediente, de la identificación del conductor dentro de plazo y de la presentación de alegaciones y recursos cuando existen motivos para hacerlo.
Si tu empresa está perdiendo plazos, acumulando recargos o dedicando demasiadas horas a perseguir notificaciones, escríbenos y estudiamos tu caso.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de multas de flotas
¿Todas las multas de una flota llegan a la DEV?
No. La DEV recibe las notificaciones de la DGT y de los organismos sancionadores suscritos al sistema. Muchos ayuntamientos y administraciones autonómicas notifican a través de sus propias sedes electrónicas, por lo que una empresa con vehículos debe vigilar varios canales a la vez.
¿Qué pasa si mi empresa no descarga una notificación de la DEV?
Pasados diez días naturales desde su puesta a disposición, la notificación caduca y tiene el mismo efecto que si se hubiera rechazado. El procedimiento continúa, se pierden la reducción por pronto pago y la posibilidad de alegar, y la sanción acaba en vía ejecutiva.
¿Qué plazo tiene la empresa para identificar al conductor de una multa?
Veinte días naturales desde la notificación de la denuncia, aportando los datos que permitan identificarlo en el Registro de Conductores e Infractores, incluido el número de su permiso.
¿Qué sanción tiene no identificar al conductor de un vehículo de empresa?
Se considera infracción muy grave. La multa es el doble de la prevista para la infracción original si esta era leve, y el triple si era grave o muy grave, según el artículo 80.2.b) de la Ley de Tráfico.
¿Quién responde de las multas en un vehículo de renting?
El titular del vehículo es la compañía de renting. Si el arrendamiento a largo plazo está comunicado al Registro de Vehículos, la obligación de identificar al conductor se traslada a la empresa arrendataria, que será quien reciba el requerimiento.
Maribel Muñoz Villas – Directora Desarrollo de Negocio
